HOB de kleine lettertjes

Na de livegang van een geheel nieuw online platform wordt onderhoud en beheer ervan erg belangrijk. Het worst case scenario; downtime. Oftewel; uit de lucht! Dat willen we koste wat kost voorkomen. Daarom bieden wij een aantal mogelijkheden voor het onderhouden en ook beheren van websites, intranetten, online portals, etc.

Een persoonlijk voorstel heb je als het goed is al ontvangen of zelfs getekend. Op deze pagina vind je de kleine lettertjes, details en randvoorwaarden die daar onderdeel van uit maken.

Misschien niet bijzonder inspirerend, maar wel belangrijk! Zonder veilige fundamenten geen goed platform…
Dit voorstel bestaat uit de volgende onderdelen:

1. OMGEVINGEN EN WEBFLOW
2. INRICHTING EN IMPLEMENTATIE
3. ONDERHOUD & BEHEER
4. EVOLUTIES/REVOLUTIES
5. EXTRA’S
6. AANVULLENDE INFO & VOORWAARDEN

1. OMGEVINGEN EN WEBFLOW

Jullie online platform begeeft zich in drie omgevingen. De jouw.dev, de staging/test omgeving en de live omgeving. Wij geven hier een korte uitleg bij, die meteen verduidelijkt hoe de lijnen lopen bij updates en/of de ontwikkeling van een nieuw onderdeel.

A: ONTWIKKELOMGEVING

In de jouw.dev omgeving bouwen onze developers. Daarin worden nieuwe onderdelen (of gehele websites) opgezet in code zoals plug-ins, paginasjablonen, modules en andere features. Deze ontwikkelomgeving staat direct online, maar is afgeschermd. Toegang tot de ontwikkelomgeving is alleen mogelijk voor de developers van JOUW® bureau. Hiervan wordt dagelijks een back-up gemaakt en 30 dagen bewaard. Als het ontwikkelde onderdeel gereed en goedgekeurd is, wordt deze doorgeplaatst naar de live-omgeving.

B: STAGING OMGEVING

Als een website live staat, maar we willen blijven doorontwikkelen, doen we dat op de staging omgeving. Er wordt een kopie gemaakt van de live omgeving naar de staging omgeving. De URL is dan ook vaak staging.jouwdomein.nl. Op de staging omgeving worden nieuwe plug-ins, activatie landingspagina’s, functionaliteiten en ontwerpen gemaakt en getest. Akkoord? Werkt het allemaal? Dan wordt de staging omgeving teruggekopieerd naar de live omgeving. Ook veel (maar niet alle) updates op het CMS en plug-ins worden op de staging omgeving uitgevoerd (en getest) alvorens ze worden gepubliceerd in de live omgeving.

C: LIVE OMGEVING

De live omgeving is de publicatieomgeving van jullie online platform. In deze omgeving bevindt zich ook het gekoppelde CMS waarin je beeld- en tekstaanpassingen doet en pagina’s/nieuwsberichten/vacatures enzovoorts aanmaakt. Deze ‘voorkant’ is toegankelijk voor iedereen op de wereld met een internetverbinding. De ‘achterkant’ (het CMS), is alleen toegankelijk voor iedereen met een bijbehorend account. Doorgaans zijn dit de developers, de betreffende communicatieadviseur van JOUW® bureau en de contactpersoon aan jullie zijde. Alleen onze developers hebben alle schrijfrechten uit veiligheidsoverweging.

2. INRICHTING & IMPLEMENTATIE

Wij richten de eerder genoemde omgevingen in als dit niet al gebeurd is. Ook wordt hierin jullie online platform geïnstalleerd. Hiermee kunnen we in de toekomst efficiënt voor jullie ontwikkelen, optimaliseren, testen en natuurlijk publiceren. Voor alle omgevingen wordt gebruik gemaakt van een webserver. JOUW® bureau werkt samen met Kinsta, een gespecialiseerde WordPress hostingpartner met een heel mooi pakket aan servers en techniek. Alle omgevingen worden in Europa gehost en vallen onder Europese wetgeving.

Het betreft:

• Gebouwd op het Premium Tier netwerk van Google Cloud Platform en de snelste virtuele C2 machines.
• Automatische dagelijkse backups, 30 dagen bewaard.
• Levering van je content met HTTP/3-enabled CDN, aangedreven door Cloudflare.
• Nginx, PHP 8.1, LXD, volledige isolatie van softwarecontainers, MariaDB, Amazon Route 53 premium DNS.
• Wekelijkse optimalisatie van de database t.b.v. prestatieverbeteringen.
• Directe acute beveiligingsmeldingen vanuit Kinsta voor JOUW® bureau middels controle iedere 2 minuten

INRICHTEN OMGEVINGEN

Voor de omgevingen wordt/is het volgende uitgevoerd voor jullie.

• Back-up routine voor de mappenstructuur
• Configuratie en inregelen van Kinsta website beheer voor jullie platform(en)
• Aanmaak van hosting-abonnementen en -omgevingen
• Indien nodig: aanmaak domein(en) en subdomein(en) per platform
• Inregelen van (dagelijkse) incremental back-up routines voor de omgeving
• Installatie van WordPress CMS
• Installatie van benodigde plug-ins
• Aanmaken van benodigde accounts binnen CMS
• Koppeling van designs en thema’s aan het WordPress CMS
• Koppelen van domeinnamen en eventuele subdomeinen aan de hostingomgeving
• Instellen van DNS/IP-adressen
• Koppelen van custom landingspagina aan domeinnamen
• Installeren van website (bij akkoord voor livegang na testfase)

3. ONDERHOUD & BEHEER

Onderhoud en beheer gebeurt volgens het best-effort principe. Wij gaan ervan uit dat jullie website altijd live is. Jullie mogen ervan uit gaan dat wij alles binnen onze kunde gebruiken om daar ook voor te zorgen in termen van onderhoud, beveiliging en een goede workflow. Helaas is niet alles te voorzien en bestaat een garantie van 100% uptime niet. Wij kunnen uptime bijvoorbeeld niet garanderen bij een agressieve DDoS-aanval van ongekend kaliber of andere onvoorziene hacks. Wat we wél garanderen is dat we zowel de webserver als de onderdelen op de live omgeving periodiek updaten zodat deze beide continu voldoen aan de beveiligingsstandaarden. Dat omschrijven we ook in de volgende onderdelen. Daarnaast worden dagelijks back-ups gemaakt van de servers, die 30 dagen bewaard blijven. Zo kunnen we daarop terugvallen in een geval van nood.

A: ONDERHOUD WEBSERVER

De webserver wordt onderhouden en beheerd door Kinsta. Concreet gebeurt daar het volgende:

• 24 uur per dag, 7 dagen per week monitoring van de afgenomen hardware
• Directe analyse en actie bij een van de regel afwijkende situatie
• Terugkoppeling naar JOUW® bureau omtrent eventuele afwijkingen inclusief toekomstbestendige oplossingen
• Maken van machine snapshots om op terug te kunnen vallen voor doorvoeren van veranderingen/updates.

B: ONDERHOUD WORDPRESS CMS

Een website heeft doorlopend onderhoud nodig. Het betreft updates ter verbetering van de snelheid, beschikbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en natuurlijk veiligheid. Dit pakken wij als volgt aan:

• Monitoring van security en performance issues
• Doorvoeren van WordPress, security en performance updates
• Doorvoeren van updates in custom thema, plug-ins en widgets
• Testen van geüpdatete onderdelen
• Afspraak maken met jullie voor het pushen van updates naar live omgeving indien nodig (bijv. bij grote veranderingen of mogelijke downtime)
• Terugkoppelen van releasenotes op aanvraag

C: BEHEER

Eventuele technische issues die zich voordoen in de website kunnen 24 uur per dag gemeld worden per mail. Wij ontwikkelen momenteel een ’mijn’ omgeving waarin jullie dit soort issues in de toekomst kunnen melden. De issues worden op kantoortijden in behandeling genomen. Indien de urgentie hoog is adviseren wij te bellen met ons kantoornummer 038 423 1111, bereikbaar op kantoortijden. Wij zijn dus telefonisch onder andere niet bereikbaar in het weekend en op nationale feestdagen tenzij daar met jullie specifieke afspraken over zijn gemaakt.

Beheer werkt bij JOUW® bureau middels een urenbundel. Een bundel bestaat uit 10 uur tegen een vast, maar aantrekkelijk uurtarief. Deze wordt vooraf gefactureerd. Indien de uren in de bundel op zijn, wordt een nieuwe bundel geopend en wederom vooraf gefactureerd.

Onder beheer valt onder meer:

• Het oplossen van gemelde technische problemen
• Het ondersteunen bij technische vragen over het CMS
• Het doorvoeren van wijzigingen in de website of CMS
• Het registreren en/of verhuizen van domeinnamen
• Het doorvoeren van wijzigingen in server- en DNS-gegevens
• Het aanleveren van opgevraagde informatie
• Het doorvoeren van wijzigingen in het CMS
• En andere ondersteunende werkzaamheden die niet binnen standaard onderhoudswerkzaamheden vallen zoals omschreven in onderdeel A en B

4. EVOLUTIES / REVOLUTIES

Een website staat nooit stil en is dus altijd in beweging. Ontwikkelingen in de markt en het bezoekersgedrag leiden tot nieuwe kansen en wensen. Naast nieuwe ontwikkelingen zijn er ook altijd vragen over het gebruik van functionaliteiten. JOUW® bureau is op al haar werkdagen gedurende het jaar bereikbaar voor vragen. Onze werkwijze is erop gericht om jullie zo goed mogelijk te ondersteunen in het gebruik van de

website

en zowel gevraagd- als ongevraagd advies te geven voor verbeteringen.

Kleine evoluties of zelfs gehele revoluties vallen logischerwijs buiten hosting, onderhoud en beheer. Daarvoor wordt door de betreffende communicatieadviseur van JOUW® bureau een passend advies op maat gegeven met bijbehorende urenindicaties.

5. EXTRA’S

Sommige onderdelen zijn niet op iedere website van toepassing. Wij zien dit als aanvullende wensen of benodigdheden die niet standaard meegenomen worden in onze hosting, onderhoud en beheerafspraken. Het kan een van de volgende onderdelen betreffen. Hierin adviseren we jullie graag.

A: DOMEINREGISTRATIE, -VERHUIZING EN -VERWIJZING

JOUW® bureau registreert en beheert voor haar relaties domeinen indien gewenst. Vereist is dit niet, de hosting van een website kan los van de domeinnaam ondergebracht worden namelijk. Standaard is dit niet meegenomen in het voorstel voor hosting, onderhoud en beheer.

Een beschikbare domeinnaam wordt geregistreerd op naam van de betreffende relatie, met bijbehorende adres- en contactgegevens. Het beheer van een reeds gebruikte domeinnaam kan verhuisd worden naar JOUW® bureau door middel van een verhuistoken. Ook worden de bestaande DNS instellingen (domein verwijzingen) overgenomen. Na verloop van maximaal 24 uur is het domeinbeheer overgedragen.

JOUW® bureau beheert dan de domeinen, subdomeinen en verwijzingen van domeinen. Omwille van veiligheidsredenen is het voor relaties niet mogelijk hier zelf wijzigingen in door te voeren.

B: E-MAIL BEHEER

E-mail beheer valt niet binnen het dienstenpakket van JOUW® bureau. Dit vereist namelijk specialistische kennis van e-mail servers. E-mail wordt daarom vaak bij IT-partijen ondergebracht of via een online oplossing zoals Google Workspace. Indien de domeinnaam beheerd wordt door JOUW® bureau, wordt een verwijzing gemaakt vanaf het domein naar de mailserver. Het is aan jullie (of jullie IT-partner) om hiervoor de juiste gegevens aan te leveren.

C: LICENTIES

Voor sommige websites en domeinen kunnen ook licenties beheerd worden. Dit kunnen licenties zijn voor betaalde plug-ins die gebruikt worden in onderdelen van een website. Denk hierbij aan betaalmodules van webshops, koppelingen met e-mail systemen zoals Mailchimp en betaalde plug-ins voor vertalingen. Per online platform en domein wordt bekeken of er sprake is van betaalde licenties.

6. AANVULLENDE INFORMATIE EN VOORWAARDEN

Onze kantooruren zijn maandag t/m vrijdag van 8:30 tot 17:30, tenzij anders vermeld (bijv. nationale feestdagen)

• Een calamiteit dient gemeld te worden per mail en bij hoge urgentie mogelijk via het algemene telefoonnummer.
• Alle beheer werkzaamheden zoals genoemd in onderdeel 3C worden uitgevoerd binnen de beschikbare beheer uren.
• Indien beheer uren verbruikt zijn, wordt een nieuwe bundel geopend à 10 uur.
• Bugs in software lossen wij op binnen de overeengekomen beheer uren.
• Uitgesloten zijn problemen veroorzaakt door onjuist gebruik van het systeem.
• Uitgesloten zijn problemen buiten de invloedssfeer van JOUW® bureau.
• Genoemde prijzen in voortellen zijn per jaar en worden volledig gefactureerd aan het begin van de looptijd van deze overeenkomst.