Tips voor projectmanagement

Om een project – van kick-off tot evaluatie – zo soepel mogelijk te laten verlopen, bestaan er vele adviezen en tips. Wij 8 tips voor je onder elkaar gezet. Handig als je al projectmanager bent en je projectflow wil optimaliseren, veel met projectmanagers werkt en de samenwerking wilt verbeteren of de ambitie hebt om in de toekomst een project op te gaan starten.

1. Begin met het eind

Zodra jij weet wat het einddoel is – het punt op de horizon – dan weet je vaak ook welke route hier naartoe leidt. Dus begin nooit bij het begin, maar juist aan het eind. Definieer concreet beoogde resultaten, doelen en de stappen op weg hier naartoe. Zo weet je glashelder wat de afspraken zijn en kan jij dit ook communiceren naar jouw team en/of klant. Handige vragen hiervoor zijn;

• Wat heb je precies nodig?
• Wat is de deadline?
• Wanneer zie je dit als succesvol?

2. Gooi onrealistische doelstellingen uit het raam

Groots denken is leuk, praktisch denken is handig. Zoek daarom altijd naar een gulden middenweg. Onrealistische doelen werken niet, want dit leidt enkel tot teleurstelling. Maar uitdagende, haalbare doelen zijn inspirerend. Als het doel toch onhaalbaar blijft voelen, voeg dan subdoelstellingen toe die wel als realistisch aanvoelen. Meer successen = meer om te vieren = meer energie om door te werken tot het eind van het project.

3. Risicovermijdend, nee. Risicomanagment, ja.

Op een groot deel van projectrisico’s kan je je voorbereiden. Toch zullen er ook onverwachtse situaties voorkomen. Het is daarom verstandig om bij de start van een project een aanpak vast te stellen die jij en jouw team kunnen gebruiken als er iets niet helemaal volgens plan gaat. Een zogenoemde ‘risk response strategy’. Stel bijvoorbeeld vaste momenten in waarop de vastlopers in een project besproken kunnen worden, creëer een centrale plek waar men een project kan ‘escaleren’ als dit nodig is.

4. Perfectionisme is een no-go

Natuurlijk wil je altijd gaan voor het beste resultaat. Maar zorg ervoor dat dit niet de voortgang van een project in de weg staat. Richt je liever op het behalen van de doelen die samen vastgesteld zijn. Niet meer, niet minder. Daarna is er nog genoeg tijd om deze steeds verder te optimaliseren. Liever gewoon voldoen aan de vastgestelde verwachtingen van je team of de klant, dan gaan voor een overdelivery maar de deadlines niet halen.

5. Liever singletasking dan multitasking

Een project bestaat eigenlijk nooit uit één taak. Daarom zie je vaak dat mensen het liefst alles tegelijk doen. Maar wat blijkt? Deze multitask-ambities werken niet. Ons brein is gewoonweg niet gemaakt om meerdere complexe taken gelijk op te pakken. Het wisselen tussen taken kan zelfs zorgen voor 40% verlies in productiviteit. Best wel zonde. Focus je daarom op losse taken en rond deze eerst gedeeltelijk of in z’n geheel succesvol af, om vervolgens met een frisse, scherpe blik aan het volgende te beginnen.

6. Gebruik passende tools 

Het gebruiken van projectmanagementtools heeft vaak een positief effect op het werken aan projecten. Niet alleen geven tools duidelijk inzicht in de ’te nemen stappen in de route naar succes’, maar ook zorgen ze voor een gestroomlijnde manier om te communiceren en kan de voortgang consequent gedocumenteerd worden. Handig, want zo kunnen teamleden vaak makkelijker zelfstandig blijven werken.

Belangrijk is wel dat je kiest voor een tool die past bij jouw vakgebied, organisatie, samenwerkingswijze of type project. Enkele mogelijkheden die een tool moet bezitten zijn: delen van documenten, feedback geven, communiceren via chat, inzicht in voortgang en persoonlijke profielen voor teamleden.

7. Benut kwaliteiten en vaardigheden van je team

De snelheid, kwaliteit en het succes van een project hangt vaak af van de individuele en collectieve kwaliteiten en vaardigheden van de teamleden. Door mensen op de juiste plek te zetten, zullen ze niet alleen een betere kwaliteit leveren. Ze werken waarschijnlijk ook met meer plezier, wat zorgt voor meer motivatie. Ook heeft dit vaak weer een positief effect op andere teamleden en groeit de bereidheid om elkaar te helpen. Een win-win-win dus!

8. Last but nog least: probeer micromanagement te voorkomen!

Managen is niet hetzelfde als controleren. Zorg dat projectleiding in de scope van ‘begeleiding van voortgang’ blijft en niet omslaat in micromanagement. Vaak vormt dit namelijk een bottleneck in projecten, zonde voor het eindresultaat (en de teamspirit). Je kan dit voorkomen door altijd de focus te leggen op samenwerking. Zorg voor balans in vrijheid en verantwoordelijkheid binnen het projectteam en plan regelmatig vaste afstemmingsmomenten over de voortgang in (zonder de details in te gaan).